Văn phòng phẩm, hay còn gọi là đồ dùng văn phòng, là tập hợp các vật dụng, vật tư được sử dụng trong môi trường làm việc, học tập hoặc các hoạt động liên quan đến giấy tờ, ghi chép và tổ chức tài liệu.
Khái niệm chi tiết:
Văn phòng phẩm bao gồm nhiều loại vật dụng khác nhau, từ những thứ đơn giản như giấy, bút, thước, sổ, ghim, kẹp, đến các vật dụng phức tạp hơn như máy tính, máy in, máy fax, máy hủy giấy, và các loại thiết bị văn phòng khác.
Vai trò của văn phòng phẩm:
- Hỗ trợ công việc:Văn phòng phẩm giúp nhân viên văn phòng, học sinh, sinh viên thực hiện các công việc hàng ngày một cách hiệu quả, từ ghi chép, lưu trữ thông tin, đến quản lý tài liệu và tổ chức công việc.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp:Sử dụng văn phòng phẩm chất lượng, được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp, chỉn chu cho cá nhân và tổ chức.
- Đảm bảo hiệu quả công việc:Việc sử dụng đầy đủ và phù hợp các loại văn phòng phẩm giúp công việc diễn ra trôi chảy, tránh những gián đoạn không đáng có và nâng cao năng suất làm việc.
Phân loại văn phòng phẩm:
Văn phòng phẩm có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:
- Theo mục đích sử dụng:Văn phòng phẩm có thể được chia thành các nhóm như: giấy in, giấy viết, bút, sổ, kẹp, file, băng keo, hồ dán, dụng cụ hỗ trợ, v.v.
- Theo đối tượng sử dụng:Có thể phân loại văn phòng phẩm thành văn phòng phẩm dành cho văn phòng, văn phòng phẩm dành cho trường học, văn phòng phẩm dành cho cá nhân, v.v.
- Theo tính chất vật lý:Văn phòng phẩm có thể được chia thành các nhóm như: đồ dùng viết, đồ dùng bảo quản, đồ dùng hỗ trợ, v.v.
Lưu ý:
Khi lựa chọn văn phòng phẩm, cần lưu ý đến chất lượng, tính phù hợp với nhu cầu sử dụng, và yếu tố môi trường (ví dụ như tính thân thiện với môi trường).
Ban đầu, thuật ngữ ‘văn phòng phẩm’ dùng để chỉ tất cả các sản phẩm được bán bởi một người bán văn phòng phẩm, người có tên cho biết cửa hàng sách của anh ta nằm ở một địa điểm cố định. Nơi này thường ở đâu đó gần một trường đại học và cố định, trong khi hoạt động buôn bán thời trung cổ chủ yếu được thực hiện bởi những người bán hàng rong lưu động.
Đây là một thuật ngữ độc đáo được sử dụng trong khoảng thời gian từ thế kỉ 13 đến thế kỷ 15 trong nền văn hóa bản thảo. Các cửa hàng văn phòng phẩm là nơi đóng sách, sao chép và xuất bản. Những cửa hàng này thường cho sinh viên đại học gần đó mượn sách với một khoản phí. Sách được cho mượn theo từng phần, cho phép sinh viên nghiên cứu hoặc sao chép chúng, và cách duy nhất để có được phần tiếp theo của cuốn sách là trả lại phần trước đó[1].
Trong một số trường hợp, các cửa hàng văn phòng phẩm trở thành lựa chọn ưa thích của các học giả để tìm sách, thay vì các thư viện trường đại học do bộ sưu tập sách rộng hơn của các cửa hàng văn phòng phẩm. Công ty của Văn phòng phẩm trước đây nắm giữ độc quyền đối với ngành xuất bản ở Vương quốc Anh và chịu trách nhiệm về các quy định về bản quyền.